Documenten en beëdigde vertalingen legaliseren
Documenten en beëdigde vertalingen legaliseren
Legalisatie, wat is dat nu precies en welke documenten moet ik legaliseren?
Het originele document? De beëdigde vertaling? Waar kan ik hiervoor terecht? Hierover bestaat soms verwarring. Laten we alles even op een rijtje zetten.
Documenten legaliseren.
Een document dat wordt behandeld door de rechtbank of de administratie in een ander land, moet meestal gelegaliseerd worden omdat de administratie van het land van bestemming niet altijd weet of de autoriteit die het document heeft afgeleverd, hiervoor wel bevoegd is. De bevoegdheid van de ambtenaar of openbare dienst die het document heeft afgeleverd, wordt dus bevestigd en goedgekeurd dankzij de legalisatie ervan.
In Spanje, België, Nederland en vele andere landen worden documenten gelegaliseerd met de Apostille van Den Haag.
Apostille van Den Haag. Wat is dat en waarvoor dient ze?
De Apostille van Den Haag is eigenlijk een verkorte procedure van legalisatie. Heel wat landen, waaronder de meeste Europese landen hebben in 1961 het Verdrag van den Haag ondertekend en erkennen de Apostille als instrument om documenten te legaliseren.
De Apostille, dus de legalisatie moet altijd gebeuren in het land van herkomst van het document. Een Nederlands of een Belgisch document moeten dus door een Nederlandse/Belgische instantie worden gelegaliseerd. Een Spaans document wordt in Spanje gelegaliseerd.
Waar kan ik terecht voor een Apostille van den Haag?
In België kan je terecht bij de dienst Legalisaties van de FOD Buitenlandse Zaken.
https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten/faq/hoe_belgische_documenten_legaliseren
In Nederland zijn er een aantal hiertoe bevoegde rechtbanken: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken
Heb je een Spaans document, dan is de plaats waar de Apostille wordt aangebracht, afhankelijk van het soort document. Hier vind je meer informatie: http://www.exteriores.gob.es/Embajadas/WINDHOEK/es/VivirEn/Documents/Apostilla%20de%20La%20Haya.pdf
Hoe weet ik of mijn document moet gelegaliseerd worden en dus een Apostille van den Haag nodig heeft of niet?
Documenten zoals diploma’s, geboorteakten, uittreksels uit registers in België of Nederland die aan Spaanse openbare administratieve instanties worden voorgelegd, hebben meestal een legalisatie nodig. Private documenten moeten gewoonlijk niet gelegaliseerd worden. De notaris, het ambassadepersoneel of de ambtenaar van de betreffende openbare dienst zal je duidelijk maken wat er met het document moet gebeuren.
Vertalingen legaliseren of niet?
Hierover bestaat ook soms verwarring. Laten we dit even duidelijk stellen.
Je originele document in het Nederlands, uitgegeven in Nederland of België, moet worden voorgelegd bij een Spaanse officiële dienst (een universiteit, een Subdelegación de Gobierno, een ministerie…). Dan kan je terecht bij Spaans Vertaalatelier. Onze beëdigde vertalers zijn geregistreerd bij het Spaanse Ministerio de Asuntos Exteriores in Spanje en de beëdigde vertaling hoeft niet meer gelegaliseerd te worden. Een beëdigde vertaling van een in Spanje benoemde vertaler kan rechtstreeks naar elke officiële instantie in Spanje. Indien de vertaling daarentegen door een Belgische of Nederlandse vertaler werd gemaakt, dan moet zijn handtekening en waarschijnlijk ook deze Spaanse vertaling in bepaalde gevallen nog gelegaliseerd worden, dus voorzien van een Apostille. De meeste consulaire en privaatrechtelijke documenten of documenten van de burgerlijke stand hoeven niet te worden gelegaliseerd.
Heb ik een Spaans document en moet dat naar Nederland of België? Dan zal een in Spanje geregistreerde vertaler zijn handtekening en/of vertaling moeten legaliseren als het document voor een rechtbank of andere officiële instantie bestemd is. Ook hier kunnen wij u helpen in het Spaans Vertaalatelier.
Lijst van landen die documenten legaliseren met een Apostille van Den Haag https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41
Andere website met nuttige informatie:
https://www.nederlandwereldwijd.nl/landen/spanje/wonen-en-werken/buitenlandse-documenten-legaliseren
